Formación Programada

FORMACIÓN PROGRAMADA (BONIFICADA)

ASPECTOS DE LA FORMACIÓN PROGRAMADA POR LAS EMPRESAS.

En la Formación Programada por las empresas (Bonificada o de Demanda) podrán participar los trabajadores asalariados que prestan sus servicios en empresas privadas. También pueden ser alumnos:

• Los trabajadores con contratos de modalidad fijos-discontinuos en los períodos de ocupación y no ocupación. Es decir, pueden realizar un curso en cualquier época del año.
• Los trabajadores que acceden al desempleo durante su participación en el curso. Es clave que los alumnos estén contratados el primer día lectivo.
• Los trabajadores afectados por medidas temporales de suspensión de contrato por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, en sus períodos de suspensión de empleo. Ejemplo: empresa en ERE.

Las empresas podrán organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas, así como impartir la formación utilizando medios propios o recurriendo a su contratación (a partir de ahora a esta organización le llamamos Modelo Nº 1).

Asimismo, las empresas podrán optar por encomendar la organización de la formación a una entidad externa. En este caso la impartición de la formación se realizará por una entidad formativa acreditada o inscrita en el registro de entidades de formación habilitado por el Sepe (a este caso le llamamos Modelo Nº 2 y 3).

Para financiar o pagar los costes de formación, desde enero de cada año las empresas dispondrán de un «crédito de formación», el cual podrán hacer efectivo mediante bonificaciones en las correspondientes cotizaciones empresariales a la Seguridad Social a medida que se realiza la comunicación de finalización de los cursos.

Asimismo, la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada ejercicio podrá establecer un crédito mínimo de formación en función del número de trabajadores que las empresas tengan en sus plantillas, que podrá ser superior a la cuota de formación profesional ingresada en el sistema de Seguridad Social. En los últimos ejercicios, es de 65 euros por cada trabajador y año, y un importe mínimo de 420 euros de crédito de formación por año.

La formación programada (formación de demanda) podrá impartirse de forma presencial, teleformación, o bien de forma mixta, mediante la combinación de las dos modalidades anteriores. Las entidades o empresas que podrán diseñar e impartir esta formación:

1. a) Las propias empresas que desarrollen cursos para sus propios trabajadores. Para ello, podrán utilizar sus propios medios o bien recurrir a su contratación, siempre que resulten adecuados para este fin.
2. c) Las entidades de formación, públicas o privadas, acreditadas o inscritas en el correspondiente registro, incluidos los Centros Integrados de Formación Profesional de titularidad privada.

Asimismo, estas entidades no podrán subcontratar con terceros la ejecución de la actividad formativa que les sea adjudicada. A estos efectos, la contratación del personal docente para la impartición de la formación no se considerará subcontratación.

La formación de Demanda no tiene carácter subvencional ya que los costes de formación de cada curso se financian mediante la aplicación de un sistema de bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social que ingresan las empresas.

Todas las empresas privadas que desarrollen formación para sus trabajadores y coticen por formación profesional podrán ser beneficiarias de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.

Estas empresas participantes en Formación de Demanda deben cumplir las siguientes obligaciones:

1. Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de los cursos, así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación de «formación profesional para el empleo».
2. Someterse a las actuaciones de comprobación, seguimiento y control que realicen la Administración.
3. Custodiar la documentación acreditativa de la asistencia diaria de los participantes (hojas de firmas, recibí de material didáctico, etc.).
4. Garantizar la gratuidad de los cursos, quedando exento las posibles tasas o derecho a examen.
5. Hallarse la empresa al corriente en las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social en el momento de aplicarse las bonificaciones.

Las acciones formativas de Demanda deben estar relacionadas con la actividad empresarial de las entidades que reciben la formación. Los cursos pueden ser diseñados de un modo general o específico, por ejemplo una empresa que se dedique a la distribución de productos informáticos, puede organizar cursos de marketing especializada, gestión financiera, sistemas de distribución, técnicas de ventas, gestión contable, atención al cliente, etc. Por ejemplo: un taller de coches no podrá organizar cursos de peluquería o cata de vino.

El importe del crédito de formación continua de una empresa se calcula aplicando un porcentaje de bonificación que depende del tamaño de la empresa (número de empleados), y de la cuantía ingresada decuota de formación profesional durante al año anterior.

El tamaño de la empresa lo establece la “Plantilla media del año anterior”, y para calcular esta plantilla media se suman todas las plantillas declaradas en los boletines de cotización a la seguridad social (TC1-RLC) correspondiente a todo el año anterior y el resultado se divide entre el número de meses declarados.

Este número aparece en la aplicación telemática de Fundae (Tripartita) en cuanto sean facilitados por la Tesorería General de la Seguridad Social. Igualmente, en esta aplicación aparecen los datos de cuota de formación profesional correspondientes al ejercicio anterior.

Asimismo, podrán beneficiarse de un crédito de formación las empresas que durante el año abran nuevos centros de trabajo, así como las empresas de nueva creación cuando incorporen a su plantilla nuevos trabajadores.

Las empresas podrán organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas, así como impartir la formación empleando medios propios o bien recurriendo a la contratación de aulas, campus, equipos, etc. (Modelo 1). También pueden contratar a entidades organizadoras que al mismo tiempo imparten (Modelo 2), o pueden optar por la alternativa de contratar a una tercera empresa formadora o impartidora (Modelo 3).

Las entidades de formación deben estar inscritas en el correspondiente registro habilitado por la Administración. La inscripción no se requerirá a las empresas que impartan formación interna para sus trabajadores ya sea con sus propios medios o recurriendo a la contratación de instalaciones o equipos.

	IMPORTANTE Para la financiación de los costes derivados de la formación, anualmente, desde el primer día del año (ejercicio presupuestario) las empresas dispondrán de un «crédito de formación», el cual podrán hacer efectivo mediante bonificaciones en las correspondientes cotizaciones empresariales a la Seguridad Social a medida que se realiza la comunicación de finalización de los cursos.

 

GESTIÓN DE LAS ACCIONES FORMATIVAS.

La finalidad de los cursos de Formación de Demanda es la adquisición y mejora de las competencias y cualificaciones profesionales de los trabajadores, pudiéndose estructurar en varios módulos formativos con objetivos y contenidos. La duración mínima de cada curso será de 2 horas lectivas.

No tienen la consideración de acciones formativas las actividades de índole informativa o divulgativa cuyo objeto no sea el desarrollo de un proceso de formación, tales como jornadas, ferias, simposios y congresos. Por ejemplo, un congreso sobre novedades tecnológicas no puede ser objeto de bonificación, ya que sólo pretende divulgar e informar sobre las novedades del mercado.

En la organización y gestión de los cursos se deben respetar unos módulos máximos de coste por participante y hora de formación, los cuales se fijarán anualmente.

1. El módulo de “nivel básico” se aplica cuando se imparte una formación en materias transversales o genéricas, que capacitan al alumno a desarrollar competencias y cualificaciones básicas.

Por ejemplo: Cursos de “Informática básica”, “Inglés básico”, “Manipulador de Alimentos básico”, “PRL Nivel básico”, etc.

1. El módulo de “nivel medio-superior” se aplica cuando la formación incorpora un cierto grado de especialización y capacita al alumno a tener responsabilidades de programación, coordinación, dirección o gestión.

Por ejemplo: Cursos de “Gestión de Pymes”, “Consejero de Seguridad”, “Logística”, “Excel Avanzado”, “Habilidades Directivas”, “Inglés avanzado sector hostelería”, etc.

La Fundación Estatal (Fundae) y el SEPE indican un coste/hora por participante que sirve para calcular la bonificación máxima de cada curso en función de la modalidad de impartición y del nivel de formación, según la siguiente tabla:

Modalidad de impartición	Nivel de formación
Presencial	Nivel básico	Nivel medio, superior
	9 €	13 €
Teleformación	7,5 €
Mixta	Se aplicarán los módulos anteriores en función de modalidad

 

Las acciones formativas se pueden repetir muchas veces, y a cada una de ellas se les llama grupos formativos.

Para obtener los costes de un curso se aplica la fórmula:

Precio según módulo x Nº participantes x Nº horas

 

Ejemplo I: para un curso online de 50 horas y 3 participantes, el coste es:

7´5 euros x 3 participantes x 50 horas: 1.125 euros

 

Ejemplo II: una empresa cuenta con un crédito de 3.500€ para gastar en 2018 y con una plantilla media de 20 trabajadores. Ha realizado un curso mixto de 10 horas presenciales superiores y 20 horas online para 6 personas.

¿Cuál es el Coste de la Acción Formativa?

C: Coste hora x Nº trabajadores participantes x Horas

C de la jornada presencial + C de la jornada online =

C= (13 euros x 6 t x 10 h)+ (7´5 euros x 6 t x 20 h): 780 + 900: 1.680 euros.

En ambos ejemplos no se han tenido en cuenta los Costes de Organización, los cuales también pueden ser bonificados si la empresa dispone de crédito.

Como novedad, se entiende por un Curso Mixto el que combine para la impartición las modalidades presencial y de teleformación. Se considerará modalidad de teleformación cuando la parte presencial del curso sea igual o inferior al 20 por ciento de su duración total. Por ejemplo se considera Online un curso de 9 horas Teleformación y 1 hora Presencial.

Las empresas pueden organizar y gestionar la formación de sus trabajadores por sí mismas o bien contratar su ejecución con entidades externas. Por ejemplo: una pequeña empresa de comercio puede contratar a una entidad externa (centro de estudios) para formar a sus dependientes con acciones formativas de técnicas de ventas.

La tramitación de las ayudas para las acciones de formación en las empresas, se realiza a través de una aplicación telemática de Fundae. El sistema permite dar de alta a nuevas empresas que se consideran como “empresas participantes”.

La empresa o entidad externa organizadora debe realizar la “Comunicación de inicio de la formación”:

• La comunicación se deberá realizar con una antelación mínima de 7 días naturales a la fecha de comienzo de cada grupo.
• Se deberán comunicar fechas, horarios, lugar de impartición, denominación y contenidos de la acción, modalidad, número de participantes y relación de empresas (en la comunicación de finalización no será admitido un número de participantes superior ni empresas distintas a las notificadas en el inicio).
• La cancelación del grupo o el cambio de horario, localidad o fechas de impartición, deberá comunicarse con una antelación de 4 días naturales sobre la fecha prevista de inicio.

Los pasos para crear un grupo formativo en el aplicativo de la Fundación Estatal (Fundae) son varios, entre los que cabe destacar:

1. Denominación grupo: Se debe elegir una acción formativa a la que esté asociado el grupo que se quiere crear.
2. Código: Al aceptar la acción formativa seleccionada, la aplicación muestra en esta información el código asignado a la misma, debiendo mecanizarse a continuación el código que se desea para el grupo formativo.
3. Denominación: nombre o designación del grupo formativo.

El número máximo de participantes por grupo formativo no puede ser superior a 30 en modalidad presencial, y a 80 por tutor en las modalidades mixta y teleformación.

El grupo formativo debe definir claramente todos los datos relativos al lugar en el que se imparte la formación, se deberán cumplimentar obligatoriamente: centro de impartición, denominación del centro de impartición, domicilio del centro de impartición, código postal del centro de impartición.

En la formación es necesario indicar la figura del profesor o tutor de formación, especificando NIF, nombre, apellidos, email, teléfono, horas totales de disponibilidad del tutor y tipo de tutoría, dato este último que tampoco se podrá modificar.

Posteriormente se incluyen las empresas participantes (sólo para Entidades Organizadoras), seleccionando las que participan en cada grupo formativo.

La duración del curso no puede ser inferior a 2 horas. La participación de un trabajador en acciones formativas no podrá ser superior a 8 horas diarias, salvo cuando la impartición del curso se concentre en una sola jornada con duración superior a la señalada. En todo caso, el número de horas destinadas a la formación deberán respetar los límites señalados legal o según convenio colectivo.

Una vez finalizado el curso, se deberá notificar a través de la aplicación telemática. Dicha comunicación podrá realizarse desde la finalización de la acción, y en todo caso, antes de la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre (el último plazo es el TC de diciembre que se aplica en enero del año siguiente). Para realizar este paso, se cumplimentará en la aplicación:

• Listado de participantes que han finalizado la formación (realización de al menos el 75% del curso).
• Costes del curso (grupo formativo): directos o de impartición y los costes de organización.
• Cuantía y el mes en el que se aplicará la bonificación.

Si el curso bonificado finaliza por ejemplo en marzo, en la aplicación se debe indicar como mes de bonificación >>> marzo, lo que quiere decir que corresponde a los TC de marzo que se pagan o aplican a finales de abril. 

FORMACIÓN PROGRAMADA SEGÚN LEY 30/2015 y REAL DECRETO 694/2017

En la formación programada por las empresas, en su mayoría participan los trabajadores asalariados que prestan sus servicios en empresas privadas, y como novedad también podrá aplicarse a los trabajadores de los colectivos cuyo régimen de cotización contemple el pago de cuota por el concepto de formación profesional, para cubrir sus propias necesidades formativas.

Las acciones formativas programadas por las empresas se realizará respetando el derecho de información y consulta de la representación legal de los trabajadores (RLT), a quien se deberá solicitar informe de forma preceptiva, sin perjuicio de la agilidad en el inicio y desarrollo de las acciones formativas.

Las empresas podrán organizar internamente la formación de sus propios trabajadores, utilizando recursos propios o bien contratando aulas, campus, equipos, etc. Pero las empresas podrán optar por encomendar la organización de la formación a una entidad externa (Entidad Organizadora).

Como novedad, no se entenderá que se ha encomendado la organización de la formación a una entidad externa (organizadora), cuando la actividad a desempeñar por esta entidad se limite a las funciones de gestión administrativas necesarias para la correcta aplicación de las bonificaciones (sólo para el Modelo 1). Es decir, las empresas bonificadas pueden contratar a un gestor o mecanizador de datos, sin incurrir en subcontratación.

Las empresas de menos de 50 trabajadores podrán comunicar dentro de los primeros 6 meses de cada ejercicio presupuestario, su voluntad de reservar el crédito del ejercicio en curso para acumularlo hasta el crédito de los dos ejercicios siguientes con el objetivo de poder desarrollar acciones formativas de mayor duración o en las que puedan participar más trabajadores (ejemplo utilizar el crédito de 2018 y 2019 y consumirlo todo en 2020). Las cuantías no dispuestas en los últimos meses del año se considerarán desestimadas por las empresas y no podrán recuperarse para ejercicios futuros.

Las empresas podrán agruparse por razones de eficacia empresarial con el fin de gestionar de forma conjunta y eficiente sus respectivos créditos de formación. Asimismo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9.4 de la Ley 30/2015, cuando se trate de empresas de menos de 100 trabajadores estas, además, podrán agruparse con criterios territoriales o sectoriales. En estos supuestos una de ellas podrá actuar como entidad organizadora.

Las entidades de formación deberán adoptar por sí todas las medidas que sean necesarias para proteger a los participantes frente a cualquier riesgo derivado de la realización de un curso desde su inicio hasta su finalización. Dichas medidas deberán cubrir el período de formación teórico-práctico, así como los desplazamientos de dichos participantes a otras empresas o establecimientos que se organicen en apoyo al desarrollo de las acciones formativas.

Dicha póliza podrá incluir también la responsabilidad civil frente a terceros, de forma que cubra los daños que con ocasión de la ejecución de la formación se puedan producir por los participantes. Se podrá optar por suscribir una póliza de seguros colectiva que cubra a todos los alumnos del proyecto aprobado.

La cofinanciación privada de las empresas queda exenta para las empresas de 1 a 5 trabajadores, indicándose un 5% para las que tienen entre 6 y 9 trabajadores, un 10% a las de 10 a 49 trabajadores, un  20% a las de 50 a 249 trabajadores, y un 40% al resto de empresas.

Se considerarán incluidos en la cofinanciación privada los costes salariales de los trabajadores que reciben formación en la jornada laboral. Es decir, algunas horas del curso se realizan en horario de trabajo. A estos efectos, sólo podrán tenerse en cuenta las horas de dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formación.

IMPORTANTE. La diferencia entre el coste total de la formación y la bonificación aplicada por la empresa, constituirá la aportación privada realizada a efectos de la cofinanciación. La comprobación de la cofinanciación privada se realizará una vez finalizada la formación de todo el año. Se aplica a las empresas de más de 5 trabajadores.

COFINANCIACIÓN PRIVADA Y RLT

Para la financiación de los costes de formación, desde enero de cada año las empresas disponen de un crédito de formación, el cual podrán hacer efectivo mediante bonificaciones en las correspondientes cotizaciones empresariales a la Seguridad Social a medida que se realiza la comunicación de finalización de los cursos.

Los aspectos técnicos más importantes que se debe tener en cuenta están basados en la cofinanciación obligatoria de las empresas, en los porcentajes obligatorios de la participación de los colectivos prioritarios en los cursos organizados para las grandes empresas, y en la información y aprobación de la representación legal de los trabajadores.

La cofinanciación privada es la diferencia entre los costes de formación y la cantidad bonificada por la empresa. Es decir que una empresa puede gastarse en formación una cantidad mayor a la bonificada en los seguros sociales, y esa diferencia se denomina aportación privada o cofinanciación privada. Históricamente, se valoraba este concepto como el beneficio o rentabilidad que deja de ganar la empresa en el tiempo que sus trabajadores asisten a la formación en jornada laboral (“lucro cesante”).

Por lo tanto la cofinanciación privada es la diferencia entre las dos cantidades siguientes:

• Coste Total de la formación (Costes Directos o específicos de impartición, Costes Indirectos, Costes de Organización de la formación y Coste de Personal o costes salariales).
• Bonificación aplicada por la empresa (es la parte de los costes de formación que las empresas podrán financiarse con cargo a su crédito de formación).

Según la normativa, las empresas participarán con sus propios recursos en la financiación de la formación de sus trabajadores según los porcentajes mínimos de cofinanciación, excepto las empresas de 1 a 5 trabajadores que resultan exentas de esta obligación:

1. a) De 6 a 9 trabajadores: 5%.
2. b) De 10 a 49 trabajadores: 10%.
3. c) De 50 a 249 trabajadores: 20%.
4. d) De 250 o más trabajadores: 40%.

Se considerarán incluidos en la cofinanciación privada los costes salariales de los trabajadores que reciben formación en la jornada laboral. Es decir, el alumno deja su trabajo y asiste al curso, por lo que tiene un coste para la empresa valorado en las horas laborales no trabajadas multiplicado por el coste hora medio del trabajador.A estos efectos, sólo podrán tenerse en cuenta las horas de dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formación.

Por lo tanto, la formación podrá realizarse con medios propios o recurriendo a la contratación externa, pero, las empresas han de cofinanciar parte de la formación de dos modos posibles:

• Cofinanciación No Dineraria. Computando los costes salariales de los trabajadores si se forman durante el horario de trabajo. Es decir, dejando que los trabajadores asistan al curso pero coincidiendo algún tiempo en horario laboral.

EJEMPLO: una empresa finaliza su jornada laboral a las 20:30 h. y decide que sus trabajadores asistan a un curso de 20 horas de duración con un horario de 20:00 a 22:00 h., cofinanciando 10 días lectivos a 30 minutos cada día, un total de 5 horas (25% de cofinanciación).

• Cofinanciación Dineraria. Sobrefacturando o gastando más dinero de lo que se puede bonificar. Es decir, la empresa se gasta en el curso una cantidad superior a la que bonifica en los seguros sociales. Por ejemplo paga una factura de 600 euros y sólo descuenta 500 euros en los TC.

EJEMPLO: una empresa de 40 trabajadores tiene un crédito de formación de 3.500 euros y decide realizar un curso presencial de Access Avanzado de 25 horas totales. Según la Ley 30/2015 el porcentaje de cofinanciación mínima es del 10%, franja entre 10 y 49 trabajadores.

La empresa elige entre dos opciones:

• Contratar toda la formación a un Centro de Estudios y realizar el curso fuera de jornada laboral, pagando una factura con un coste total de 4.000 euros, bonificando sólo 3.500 euros.

Por lo tanto ha gastado 500 euros por encima del crédito, una cantidad mayor del 10% obligatorio.

• Realizar el curso en la propia empresa, mitad en jornada laboral. El gasto en formación es 3.500 euros y la valoración del coste salarial de las 12´5 horas de los trabajadores participantes es de 600 euros. Cantidad por encima del 10%.

Para controlar y justificar el cumplimiento de exigencia de los porcentajes de cofinanciación se puede utilizar el documento C-10, que consiste señalar la cantidad exacta correspondiente a los costes salariales de los trabajadores formados en horario laboral, donde se admitirá como soporte justificativo de los costes recogidos en este apartado el detalle del cálculo efectuado en base a la masa salarial de todos los trabajadores de la empresa bonificada.

Por otro lado, las acciones formativas programadas por las empresas se realizarán respetando el derecho de información y consulta de la representación legal de los trabajadores (RLT), a quien se deberá solicitar un informe sin perjuicio de la agilidad en el inicio y desarrollo de los cursos.

Con anterioridad a la comunicación de inicio, la empresa debe informar a la Representación Legal de los Trabajadores (Comité de empresa o delegados de personal) para lo que aportará la siguiente información:

• Denominación, objetivos y descripción de las acciones que se vayan a desarrollar.
• Colectivos destinatarios y número de participantes de los cursos.
• Calendario previsto de ejecución.
• Medios pedagógicos.
• Criterios de selección de los participantes.
• Lugar previsto de impartición de las acciones formativas.
• Balance de los cursos desarrollados el año anterior.

El incumplimiento por parte de la empresa de la obligación de informar a la RLT impide el derecho a la bonificación, y por ello en 2 años la empresa recibirá una carta indicando la Conciliación No Conforme.

La RLT debe emitir su informe sobre la acción formativa en el plazo de 15 días desde la recepción de la documentación, transcurrido el cual sin que se haya enviado a la empresa este informe se entenderá cumplido el requisito por parte de la empresa. Por lo tanto, se pueden dar dos opciones: Informe Favorable o No Informa.

En la aplicación informática existe un listado donde se deben incluir los datos relativos a la información a la RLT, indicando si se ha informado o no a los RLT, el sentido del informe, la fecha de discrepancia si la hubiera y la resolución positiva o negativa en su caso.

	IMPORTANTE. La Fundación Estatal (Fundae) comprobará al final de año si se han cumplido los porcentajes señalados. Es decir sumará todos los costes de formación que ha realizado la empresa, y los comparará con la suma de todas las bonificaciones aplicadas.

 

ASPECTOS TÉCNICOS DE LA FORMACIÓN BONIFICADA

Al analizar el apartado de “Deducciones” de la mayoría de las nóminas de los trabajadores aparece el concepto de “Formación Profesional” por un importe de 0´1%, esta cantidad corresponde a la parte de la cuota de formación profesional que paga el trabajador. Este porcentaje se aplica sobre la cantidad indicada en el apartado “Base de cotización por contingencias profesionales (A.T. y E.P.) y conceptos de recaudación conjunta (Desempleo, Formación Profesional, Fondo Garantía Salarial)”.

Pero por otro lado, la empresa debe pagar por el mismo concepto de cuota de “Formación Profesional” la cantidad 0´6%, por lo tanto la suma de ambos (0´1+0´6=0´7%) es la cantidad total destinada a la formación profesional.

En el documento Boletín de cotización a la Seguridad Social o RLC – Recibo de Liquidación de Cotizaciones (antiguo TC1), se indican las bases de cotización de “Desempleo, Fondo de Garantía Salarial y Formación Profesional” de todos los trabajadores. De este modo, para conocer cuánto se gastó una empresa en cuota de formación profesional durante un año completo, sólo se debe sumar estas casillas durante los 12 meses del año y a la cantidad que resulte, se le halla el 0´7%.

Las empresas podrán aplicarse las bonificaciones (recuperar todos los gastos) por formación continua a partir del boletín de cotización correspondiente al mes en que haya finalizado el grupo y, en todo caso, con anterioridad a la fecha en que finaliza el plazo de presentación del boletín de cotización correspondiente al mes de diciembre del mismo ejercicio económico (mismo año).

Por ejemplo, un curso que finaliza el 20 septiembre se puede bonificar en el RLC-TC1 que se cumplimenta a finales de octubre, de noviembre, diciembre de ese año, o enero del año siguiente. La última oportunidad para bonificar es el 30 de enero del año siguiente.

Cuando los grupos de formación comprendan trabajadores incluidos en diferentes Códigos de Cuenta de Cotización de la misma empresa (generalmente diferentes sucursales), las bonificaciones por la totalidad del grupo o grupos de formación podrán aplicarse en los boletines de cotización de cualquier Código de Cuenta de Cotización. Es decir, el crédito de formación no está asignado a ninguna cuenta de cotización, ni a ninguna sucursal.

El importe de la bonificación no estará asociado a datos de trabajadores (no habrá que prorratear el importe de la bonificación por los participantes de la formación).

Si tras la comprobación de la procedencia y exactitud de las bonificaciones aplicadas por las empresas, se pusieran de manifiesto bonificaciones no aplicadas correctamente, o incumplimientos de las obligaciones, se debe realizar la devolución, total o parcial, de las bonificaciones indebidamente aplicadas. También supondrá la devolución parcial las bonificaciones aplicadas cuando dichas cuantías superen el crédito asignado a la empresa.

El Sepe comunicará a las empresas las presuntas irregularidades que se deduzcan tras la aplicación del procedimiento, con el fin de que formulen las alegaciones que estimen oportunas o, en su caso, procedan a la devolución de las cantidades indebidamente aplicadas.

En la Formación programada por las empresas, en su mayoría participan los trabajadores asalariados que prestan sus servicios en empresas privadas, y como novedad también podrá aplicarse a los trabajadores de los colectivos cuyo régimen de cotización contemple el pago de cuota por el concepto de formación profesional, para cubrir sus propias necesidades formativas.

 

IMPORTANTE Antes de que la empresa se aplique la bonificación correspondiente se deberá comunicar la finalización de cada grupo formativo con información sobre la denominación de la acción formativa realizada, el listado de trabajadores participantes que han finalizado la formación, el número de horas lectivas y el coste total de la formación, con indicación del coste máximo bonificable.

 

FORMACIÓN ONLINE. SISTEMA TUTORIAL. REQUISITOS Y FUNCIONES DE LOS TUTORES.

Los cursos online bonificados (formación programada) están obligados a utilizar una plataforma de teleformación que permita que el alumno interactúe con los profesores (tutores). Para ello es necesario el propio campus, contenidos y una asistencia tutorial que permita unos controles de aprendizaje, unas pruebas de evaluación y un seguimiento del proceso formativo y de aprendizaje.

La formación online para considerarse como tal debe basarse en aspectos tecnológicos y aspectos pedagógicos. Estas obligaciones se sostienen en tres columnas básicas:

1) PLATAFORMA. Es un software informático que integra una serie de herramientas, necesarias para gestionar:

• Los contenidos (tutorial, materiales multimedia, de refuerzo, etc.)
• Los usuarios (administradores, tutores, alumnos, etc.)
• Los medios de comunicación (foro, chat, correo electrónico, etc.)
• El proceso evaluativo. El seguimiento de los participantes.

2) CONTENIDOS. Corresponde a la materia, conocimientos y técnicas de la propia formación, estructurado en un lenguaje multimedia. Diseñar los contenidos no es simplemente la mera digitalización del texto usado en la formación presencial.

En esta modalidad online los contenidos necesitan ser adaptados a la pedagogía del medio, y por ello supone una estructuración y presentación diferente a la usada en la formación presencial.

3) TUTORIZACIÓN. Es el trabajo que realiza el tutor dentro de la metodología elearning, junto a la evaluación y el proceso de seguimiento de la acción formativa.

Para conseguir los objetivos de aprendizaje en un curso online, es necesario un diseño adecuado de los materiales didácticos multimedia y la labor de un tutor que guiará, orientará y motivará al alumnado en su proceso de aprendizaje.

En la gestión de la formación online (elearning) el aplicativo de la Fundación Estatal solicita una URL que permita identificar los grupos formativos comunicados, junto a una clave de acceso del perfil facilitado que acceda a los contenidos del curso tal y como los visualizaría el alumno.

La clave de acceso del perfil facilitado permite comprobar las conexiones a la plataforma del tutor (itinerario en la plataforma con identificación personal, tiempos parciales y total de conexión al grupo).

El campus online debe disponer de una guía didáctica con: calendario del curso; identificación del tutor, contacto, horarios de tutorías, canales de comunicación entre tutor y alumno; identificación del centro gestor y controles de aprendizaje: número, entrega, plazos de realización, y resultado.

Al mismo tiempo, el aplicativo mostrará un sistema de corrección de pruebas de evaluación o test que certifiquen que el alumno ha realizado el aprendizaje y finalizado la formación. El campus debe registrar la tutorización y/o seguimiento de los participantes durante el periodo de ejecución de la formación y constatar el intercambio de mensajes entre el alumno y el tutor en relación al seguimiento, evaluación y valoración de las actividades de los alumnos.

Por otra parte, el tutor o tutores de un curso desempeñarán un papel proactivo en el desarrollo del curso. Es decir, dinamizar la formación mediante la presentación del curso, utilizar foro, chat, o mensajería interna. También ayudar en las actividades, y el uso del campus, solucionar incidencias, y realizar el seguimiento, controles de aprendizaje y evaluación. Por otro lado, debe realizar labores de Formador o Docente, es decir, resolver dudas relacionadas con el contenido del curso

IMPORTANTE La formación online bonificada (formación programada) necesita realizarse a través de un campus o plataforma online que permita que el alumno interactúe con los profesores (tutores). Es decir, necesita una asistencia tutorial, controles de aprendizaje, mínimo de tiempo de conexión y mínimo de pruebas de evaluación realizada, con el objetivo de realizar un adecuado seguimiento del proceso formativo y de aprendizaje.

 

JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA. IMPUTACIÓN DE COSTES. FACTURACIÓN.

Tradicionalmente se consideraban Costes Directos los que están relacionados directamente con la formación (formadores, medios y materiales didácticos, aulas o campus,…) y Costes Indirectos o Asociados los que no tienen una relación directa con el curso (teléfono, mensajería, trabajo administrativo,…).

En la formación continua de un modo general se distinguen los costes directos y los de organización:

Costes directos o de impartición:

• Retribución del profesorado, interno y externo.
• Gastos de amortización de equipos didácticos y plataformas tecnológicas, así como el alquiler o arrendamiento financiero de los mismos.
• Gastos de medios didácticos o adquisición de materiales didácticos, así como los gastos en bienes consumibles.
• Gastos de alquiler, arrendamiento financiero o amortización de las aulas, talleres y demás superficies utilizadas en el desarrollo de la formación.
• Seguro de accidente de los participantes.
• Gastos de transportes, manutención y alojamiento para los participantes.

Costes indirectos (asociados) o de organización:

• Costes de organización, personal, instalaciones y equipos de apoyo para el desarrollo de la formación. Gastos administrativos, gestión, archivo, documentación, mecanización de datos, etc.
• Costes de luz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza, vigilancia y otros costes asociados a la gestión de la actividad formativa.

Para entidades organizadoras o externas que tienen encomendada la formación de las empresas, pueden aplicar unos coste de costes de organización (bonificables) no superiores al 10% del coste del curso, aunque puede aumentar al 15% en caso de cursos dirigidas a trabajadores de empresas que poseen entre 6 y 9 trabajadores en plantilla, y un máximo del 20% para empresas hasta 5 trabajadores. En la factura debe indicar el desglose de ambos tipos de costes cuando su facturación no se realice por separado.

En la formación de Demanda o sistema de bonificaciones es obligatorio emitir una factura por los servicios de formación generados, o por otros gastos relacionados con la organización o impartición de los cursos.

Por ejemplo, los soportes justificativos acreditativos del servicio de formación o de la retribución de los formadores externos deberán contener, al menos, los siguientes datos cuando el coste imputado corresponda a un grupo formativo:

• Denominación de la acción formativa.
• Número de acción formativa y grupo.
• Descripción del servicio prestado.
• Fechas de inicio y finalización de cada grupo bonificado.
• Número de horas de la acción formativa facturada.
• Modalidad formativa.
• Número de participantes por grupo.

Las facturas se correspondan con gastos efectivamente realizados, y deberán observar los siguientes requisitos formales:

• Número, y en su caso serie.
• Nombre, apellidos o denominación social, número de identificación fiscal y domicilio del expedidor y del receptor.
• Lugar y fecha de emisión de las facturas.
• Descripción de la operación y su contraprestación total.

En el modelo de gestión Nº 2 y Nº 3, donde la empresa contrata a una entidad organizadora y/o impartidora, aparece un nuevo coste llamado Coste de Organización (gastos de gestión de la Entidad Organizadora), con los siguientes porcentajes máximos en función de la plantilla de las empresas: 20% en empresas con plantilla de 1-5 trabajadores, 15% con plantilla de 6-9 trabajadores y 10% en el resto de empresas.

Pongamos un ejemplo de una empresa de 30 trabajadores que contrata a una entidad organizadora + impartidora para que le planifique un curso online de 50 horas para 2 trabajadores. En este caso la cantidad que resulta tras la aplicación de los módulos de impartición resulta:

7´5 euros x 50 horas x 2 alumnos: 750 euros

Por lo tanto, si la empresa dispone de crédito, además podrá bonificar los costes de organización con un 10%.

De este modo la cantidad máxima para bonificar es 750 euros + 10% de 750 euros: 750 euros + 75 euros: 825 euros.

En el apartado de costes de la aplicación informática de la Fundación Tripartita se pueden indicar las siguientes cantidades:

a- Costes Directos: 750 euros.

b- Costes Indirectos: 0 euros.

c- Costes Organización: 75 euros

CANTIDAD TOTAL PARA BONIFICAR: 825 euros.

En este caso la facturación que emite la Entidad Organizadora es la siguiente:

SERVICIOS DE FORMACIÓN:

– Costes Directos o Impartición: 750 euros.

– Costes Indirectos: 0 euros.

– Costes Organización de la Formación: 75 euros

TOTAL SERVICIOS DE FORMACIÓN: 825 euros.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS CURSOS.

El SEPE tiene previsto realizar las siguientes actuaciones de seguimiento y control:

• – Actuaciones “en tiempo real” (ETR). Consisten en visitas presenciales y por sorpresa (sin avisar) a los cursos, realizando entrevistas y cumplimentación de cuestionarios a alumnos, profesores y responsables de formación En estas inspecciones se valoran:
  • La realización real del curso.
  • Número de participantes y su comprobación con lo indicado en el documento “Comunicación de Inicio”.
  • Los contenidos que se están impartiendo.
  • Instalaciones y medios pedagógicos.

En el caso de formación Online o Elearning, se debe aportar guía didáctica del alumno, y justificar las tutorías activas. También se valora el informe de seguimiento de cada alumno y si ha realizado los ejercicios, cuestionarios, pruebas evaluatorias, etc.

• Actuaciones “ex post”. Consisten en inspecciones realizadas después de la ejecución de las acciones formativas, y para ello utilizan las evidencias físicas, testimoniales y documentales obtenidas mediante entrevistas a alumnos, profesores, responsables de formación y empresas. En estas inspecciones se valoran, además de los apartados indicados en las inspecciones “en tiempo real”, los siguientes:
  • Facturas y justificación del pago.
  • Asientos contables.
  • Cumplimiento del porcentaje de cofinanciación privada exigible.
  • Crédito de bonificación asignado y bonificaciones aplicadas.
  • Cumplimiento del porcentaje de trabajadores pertenecientes a colectivos prioritarios.
  • Justificación de los costes de formación: documentación justificativa, su contabilización y pago.

• Por otra parte para controlar la formación bonificada se realizan las llamadas “Conciliaciones” que consiste en un cruce de datos para comprobar la coincidencia entre lo comunicado por la empresa en la aplicación de la Fundación y la bonificación aplicada según los datos facilitados por la Seguridad Social.

El resultado de estas comprobaciones se puede consultar en el apartado de la aplicación telemática: Datos de Empresa / Empresas Participantes / Datos Económicos / Comprobación de resultados / Alegaciones.

El resultado de la Conciliación puede ser conforme o no conforme. En caso de resultar no conforme, la empresa recibirá una notificación por correo. Los principales motivos de los resultados de no conformidad son:

• Incumplimiento del porcentaje de cofinanciación privada.
• Anomalías económicas en el seguimiento de grupos formativos, participantes o justificación de costes. Incidencias tras recibir una inspección.
• Diferencias entre la bonificación aplicada en la aplicación telemática con la realizada a la Seguridad Social.
• No informar a los Representantes legales de los trabajadores.
• No finalizar la acción formativa.

Cuando los procesos de verificación, seguimiento y control comprueben que existe algún error o incidencia en el desarrollo de la formación, se debe reintegrar total o parcial las bonificaciones aplicadas.

En formación programada, los errores e incidencias más comunes están motivados por el incumplimiento de la cofinanciación, participantes anulados por incidencias en la vida laboral de los alumnos, bonificar una cantidad superior a la debida, impacto económico por inspecciones, errores con la información a la RLT, no comunicación de la finalización del grupo, etc.

Pueden ocurrir dos situaciones:

-Si el resultado es conforme, la comunicación se realizará a través de la aplicación.

-Si el resultado es no conforme, las empresas recibirán una notificación escrita en este sentido.

Si este resultado fuera no conforme, las empresas recibirán una notificación escrita, donde se podrá presentar alegaciones y requerimientos. Es preciso tener en cuenta que este resultado no exime de la realización de posibles comprobaciones administrativas posteriores por parte del Sepe y otros órganos de control, ni los resultados que se deriven de ellas.

En el caso de inspecciones, el curso de Formación Bonificada (Programada) puede ser anulado o el crédito bonificado puede ser disminuido, pero dichas incidencias no se van a encontrar reflejadas en la hoja de visita que se hace entrega, sino que se comunicarán en la carta de la No Conciliación.

En el proceso de No Conciliación, la empresa puede presentar alegaciones o realizar el pago. No se pueden conceder aplazamientos y/o fraccionamiento de la deuda. En el caso de errores en la Cofinanciación, la diferencia entre la cantidad resultante y el total de los costes es el límite para la bonificación.

 

IMPORTANTE En el seguimiento de los cursos se realizan actuaciones “en tiempo real” (ETR). Consisten en visitas presenciales a los cursos, realizando entrevistas y cumplimentación de cuestionarios a alumnos, profesores y responsables de formación También Actuaciones “ex post”, que son inspecciones realizadas después de la ejecución de las acciones formativas, y por último se dan las Conciliaciones o contraste documental, que consiste en un cruce de datos para comprobar la coincidencia entre los datos aportados.